Bij Notarishuis IJmond hebben wij een leuke vacature voor een doorgewinterde receptioniste (M/V). Ben jij die servicegerichte receptioniste die gasten met een glimlach welkom heet, die mensen aan de telefoon een goed gevoel kan geven en die graag klaar staat om dat stapje extra te doen voor de klant of voor een collega? Dan zoeken wij jou!
Hoe ziet jouw dag eruit als receptioniste?
Jij bent als een van de eersten op kantoor en zorgt ervoor dat alles klaar staat voor de dag: Deur van het slot, lichten aan, koffieapparaat klaar, post opgehaald; alles klaar voor de collega’s. Zij druppelen tussen 8:00 en 9:00 uur binnen en het is altijd fijn om even naar elkaars weekend of avond te vragen of een praatje te maken over hobby’s en thuissituatie.
Als receptioniste ben jij hèt visitekaartje van Notarishuis IJmond. Onze slogan is “Onze glimlach maakt het verschil”. Jij bent het eerste contact met de cliënt en geeft hen een warm welkom, of ze nu op afspraak komen of zomaar even binnen wandelen. Voordat de gasten van 9:00 uur bij de deur zijn, weet jij hun naam al omdat je in de ochtend de agenda’s gecheckt hebt. Cliënten waarderen jouw aandacht en voelen zich extra welkom door jouw persoonlijke benadering. Je verzorgt de koffie en thee en ondertussen heb je je collega alvast een seintje gegeven dat het bezoek er is.
Als ervaren receptioniste heb je een scherp oog voor detail, hou je de omgeving in de gaten en zorg je ervoor dat de spreekkamers op orde zijn. Tussen de afspraken door ruim je snel alles op zodat alles weer klaar is voor de volgende cliënten. Ook hou je voorraden in de gaten. Zo kun je vanochtend nog mooi even papier, koffie en andere materialen bestellen, zodat we nooit zonder zitten.
Het is alweer 12:30 uur. Tijd om even gezellig met de collega’s te lunchen. Even bijpraten en tijd voor ontspanning. De telefoon gaat op het antwoordapparaat, dus er is echt even ruimte voor rust of een korte wandeling naar buiten.
In de middag ben je druk met het invoeren van de digitale dossiers. Je handelt de aktes af die in de ochtend gepasseerd zijn en zorgt voor de digitale en fysieke archivering. Daarnaast check je de algemene mailbox die via de receptie wordt bijgehouden en handel je alle mails af die je zelfstandig kunt doen. Overige mails stuur je door naar je collega’s, zodat zij dit verder op kunnen pakken.
Er bellen nog een aantal mensen voor een afspraak. Deze plan je in de digitale agenda’s van je collega’s en mensen die spontaan binnenwandelen voor een vraag of een afspraak help je tussendoor ook nog.
Het is fijn als je vaardig bent met ICT-systemen. Dan kun je digitale dossiers aanmaken, aktes na passeren afhandelen en digitaal archiveren.
Na nog een aantal telefoontjes zit jouw werkdag er bijna op. Nog een laatste controle- ronde door kantoor waarbij je de vaatwasser inruimt, lichten, computers en airco uitzet en de zonneschermen weer opdraait. Jouw dag zit erop en je gaat met een tevreden gevoel weer naar huis. Pak jij het morgen als fulltimer weer zelf op, of draag je over aan jouw duo-collega?
Jouw kerntaken in een kort overzicht:
- Kantoor openen en alles klaarzetten voor de werkdag;
- Ontvangen van bezoekers, verzorgen van koffie en thee;
- Telefoon aannemen, opvolgen;
- Terugbelverzoeken mailen, boodschappen aannemen;
- Post verdelen, voorraad van kantoorartikelen bijhouden en bestellen;
- Opzetten en aanmaken digitale dossiers, inrichten fysieke dossiers;
- Email behandelen, beantwoorden en doorsturen;
- Verwerken akten na het passeren bij de notaris;
- Afspraken inplannen in de digitale agenda’s van collega’s;
- Collega’s ondersteunen met verschillende werkzaamheden;
- Vergaderruimtes netjes houden, facilitaire taken;
- Einde-dag ronde voor afsluiting kantoor.
Wie ben jij?
Als collega ben je van grote meerwaarde wanneer je een dienstverlenende en service gerichte werkhouding hebt. Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden en vindt het leuk om klaar te staan voor cliënten en collega’s. Jij weet iedereen goed te informeren en steeds weer een warm welkom te geven. Jij bent op je best wanneer je alles soepel en op rolletjes kunt laten verlopen. Je hebt een scherp oog voor detail en bent een representatief visitekaartje van de organisatie.
Wij denken dat deze functie ook goed zou passen bij een herintreder of als je bijna gepensioneerd bent, zolang je bij bent met alle digitale ontwikkelingen. Omdat er binnen het kantoor steeds meer gedigitaliseerd wordt, is het van belang dat je soepel met e-mail en MS-office programma’s om kunt gaan. Voor de specifiek op het notariskantoor toegespitste systemen wordt je uiteraard goed ingewerkt.
Wij zoeken:
- Een ervaren en doorgewinterde receptioniste;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Klantvriendelijk met een servicegerichte houding;
- Goede communicatieve vaardigheden en representatief voorkomen;
- Accuraat en stressbestendig;
- 40 uur per week beschikbaar of parttime uren in samenspraak met een (nieuwe) duo collega;
- Woonachtig in IJmuiden of directe omgeving.
Waarom wil je bij ons werken:
Wij bieden je een afwisselende functie in een mensgerichte werkomgeving, waarbij je veel klantcontact hebt en als spil in een organisatie kunt werken. De functie kan zowel fulltime als middels een duobaan worden ingevuld. Salaris richtlijn: € 2250,- bruto per maand op FT basis aangevuld met een pensioenregeling, 25 vrije dagen, een bonusregeling en de lekkerste koffie van de regio!
Wie zijn wij:
Bij Notarishuis IJmond werken wij in een team van 8 collega’s samen met Eric Ros (kantoorhouder en notaris). Kenmerkend voor kantoor is dat we met allemaal vrouwelijke collega’s werken (dus mannelijke sollicitanten zijn zeker welkom). We zijn een klein, gevarieerd en betrokken team en werken in een informele werksfeer met korte lijnen. De meeste collega’s hebben hun hart op de tong, we zijn transparant en open. We hebben meerdere paardenliefhebbers op kantoor en houden van lekker eten. We lunchen dagelijks als team met elkaar. Met een glimlach wordt de cliënt professioneel en efficiënt geholpen. Het Notarishuis is er voor zaken op personen- en familierecht, ondernemingsrecht en voor vastgoed en schepen. Met een vaste schare aan cliënten die het Notarishuis al sinds jaar en dag weten te vinden, zijn wij uitgegroeid tot een begrip in de wijde omgeving.
Enthousiast? Wij zien je sollicitatie graag tegemoet!
Van Wieringen Solutions verzorgt als externe HRM adviseur de sollicitatieprocedure voor Notarishuis IJmond. Wij kijken uit naar jouw cv met motivatiebrief via Patricia@vanwieringensolutions.nl of bel voor meer informatie met Patricia van Wieringen via 010-2231534.
