Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van onze werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Notarishuis IJmond is de handelsnaam van Ronove B.V.
Adres: Dokweg 31 Postcode / Plaats: 1976 CA IJmuiden
Contactpersoon: HC Jansen
e-mailadres: boekhouding@nhij.nl
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere notariële diensten;
om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens bewaren.
Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet zouden kloppen. Wijzigingen in akten, moet de notaris met medewerking van partijen in een aparte akte verwerken.
De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handels- en UBO-register en in het Kadaster.
De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Daarom wordt aan u gevraagd een geldig identiteitsbewijs te overleggen. De notaris is één van de weinigen die uw identiteitsbewijs met alle daarop vermelde gegevens mag kopiëren.
Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij alleen delen als de doeleinden en rechtsgronden een wettelijke grondslag hebben, zoals
Met het Kadaster ter uitvoering van taken die zijn vastgelegd in de Kadasterwet;
Met de Kamer van Koophandel ter uitvoering van taken die zijn vastgelegd in de Handelsregisterwet en het Handelsregisterbesluit.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht.
De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
Openbare registers, waaronder het Kadaster, Kamer van Koophandel, CTR, CLTR, CDR
Makelaar of andere adviseurs waaronder Banken, Hypotheekadviseurs, Accountants, Belasting- en Pensioenadviseurs in verband met een overeenkomst waarin u één van de partijen bent
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
Quantaris BV
Kadaster
CDR
Kamer van Koophandel
CTR
CLTR