Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met
persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening
worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Notarishuis IJmond
Adres: Dokweg 31
Postcode en plaats: 1976 CA IJmuiden
Contactpersoon: mr. E.J.G. Ros, notaris
e-mailadres: ijmuiden@elannotarissen.nl
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
· het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
· om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
· voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of
voor het uitvoeren van een andere opdracht. Uw gegevens worden niet zonder uw
toestemming voor andere doelen verwerkt.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de
notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van
persoonsgegevens:
1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren/scannen met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris.
Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij
persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de betreffende
overeengekomen dienstverlening. In verband met onze dienstverlening vragen wij
met uw toestemming de benodigde gegevens op. Dit is afhankelijk van de
betreffende dienstverlening.
Het is mogelijk dat er voor overige diensten een wettelijke verplichting is om uw
gegevens te controleren en te bewaren.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben
verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht.
De bron van die gegevens zal dan bijvoorbeeld één van de volgende zijn:
· Openbare registers, waaronder het Kadaster, de Kamer van Koophandel, het Centraal Testamentenregister en het Centraal Levenstestamentenregister;
· Een makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
· Schenker/begiftigde;
· Iemand die een testament bij ons opstelt waarin u genoemd wordt;
· Uw financieel adviseur/tussenpersoon;
· Een bank- of andere financiële instelling;
· Estate planner of juridisch adviseur;
· Advocaat en/of mediator;
· Rechtbanken;
· Iemand die ons opdracht geeft een akte op te stellen waarbij u ook partij bent of wordt;
· Iemand die ons opdracht geeft advies te geven in een situatie waarbij u partij bent of wordt;
· Accountant of belastingadviseur;
· (Mede)erfgenamen, een executeur, wettelijk vertegenwoordiger (bewindvoerder of curator) of een gevolmachtigde.
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door
als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te
voeren.
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
· Uw makelaar, tussenpersoon, financieel adviseur, estate planner en/of fiscaal adviseur, boekhouder, accountant, advocaat/mediator;
· Uw bank (bijvoorbeeld in het kader van estate planning);
· Onze softwareleverancier
· Een andere notaris.
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan
internationale organisaties, tenzij in het kader van een nalatenschap waarin
internationale aspecten een rol spelen.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor
het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het
nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk
aan verjaringstermijnen).
Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de
archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond
van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten
gebruik maken.
Dit doet u door een schriftelijke aanvraag (brief of e-mail) via de contactgegevens uit
deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst
identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel
dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag
waardoor wij niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u
hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht
rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële
akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als
aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een
schriftelijk verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de
notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in
afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt
bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd
ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek
indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u
de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor
een schriftelijk verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd
mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de
Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de
Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke
bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan
één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op
de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons
kantoor dan horen wij dit graag schriftelijk van u, desgewenst via ons e-mailadres:
ijmuiden@nhij.nl.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit
Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Notaris Ros behoudt zich het recht voor wijzigingen in deze privacyverklaring
aan te brengen.
IJmuiden, 26 januari 2023