Deze
verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met
persoonsgegevens
die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening
worden
verwerkt.
Onze
contactgegevens
Naam kantoor:
Notarishuis IJmond
Adres: Dokweg
31
Postcode en
plaats: 1976 CA IJmuiden
Contactpersoon: mr. E.J.G. Ros, notaris
e-mailadres: ijmuiden@nhij.nl
Onze
dienstverlening
Ons kantoor
vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
·
het uitvoeren
van opdrachten voor advies of andere diensten;
·
om te voldoen
aan wettelijke taken en verplichtingen; of
·
voor de
doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Persoonsgegevens
worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of
voor het
uitvoeren van een andere opdracht. Uw gegevens worden niet zonder uw
toestemming
voor andere doelen verwerkt.
Regels
persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons
kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de
notaris zich
aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van
persoonsgegevens:
1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens
verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag
verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw
persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend,
wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden,
ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn,
moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens
verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het
handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit
controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De
notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren/scannen met alle
gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het
beroepsgeheim van de notaris.
Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en
overige diensten
Voor de
overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij
persoonsgegevens
verwerken die noodzakelijk zijn voor de betreffende
overeengekomen
dienstverlening. In verband met onze dienstverlening vragen wij
met uw
toestemming de benodigde gegevens op. Dit is afhankelijk van de
betreffende
dienstverlening.
Het is
mogelijk dat er voor overige diensten een wettelijke verplichting is om uw
gegevens te
controleren en te bewaren.
Bron van
verwerkte persoonsgegevens
Als ons
kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben
verkregen,
dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht.
De bron van
die gegevens zal dan bijvoorbeeld één van de volgende zijn:
·
Openbare
registers, waaronder het Kadaster, de Kamer van Koophandel, het Centraal
Testamentenregister en het Centraal Levenstestamentenregister;
·
Een makelaar
of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de
partijen bent;
·
Schenker/begiftigde;
·
Iemand die
een testament bij ons opstelt waarin u genoemd wordt;
·
Uw financieel
adviseur/tussenpersoon;
·
Een bank- of
andere financiële instelling;
·
Estate
planner of juridisch adviseur;
·
Advocaat
en/of mediator;
·
Rechtbanken;
·
Iemand die
ons opdracht geeft een akte op te stellen waarbij u ook partij bent of wordt;
·
Iemand die
ons opdracht geeft advies te geven in een situatie waarbij u partij bent of
wordt;
·
Accountant of
belastingadviseur;
·
(Mede)erfgenamen,
een executeur, wettelijk vertegenwoordiger (bewindvoerder of curator) of een
gevolmachtigde.
Doorgeven van
uw persoonsgegevens
Ons kantoor
geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door
als dat
wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te
voeren.
Ons kantoor
verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
·
Uw makelaar,
tussenpersoon, financieel adviseur, estate planner en/of fiscaal adviseur,
boekhouder, accountant, advocaat/mediator;
·
Uw bank
(bijvoorbeeld in het kader van estate planning);
·
Onze softwareleverancier
·
Een andere
notaris.
Persoonsgegevens
worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan
internationale
organisaties, tenzij in het kader van een nalatenschap waarin
internationale
aspecten een rol spelen.
Bewaren van
uw persoonsgegevens
Uw
persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor
het doel
waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het
nakomen van
wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk
aan
verjaringstermijnen).
Bewaartermijnen
uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de
archiefwet
zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten
ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw
persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond
van de
Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten
gebruik
maken.
Dit doet u
door een schriftelijke aanvraag (brief of e-mail) via de contactgegevens uit
deze
privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst
identificeren
aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van
inzage van de betrokkene
U kunt altijd
opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel
dat is en hoe
lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag
waardoor wij
niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u
hierover
informeren.
Recht op
rectificatie
Wanneer u
meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht
rectificatie
van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële
akte, is dat
niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als
aanvulling op
de onjuiste akte.
Recht op
gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u
wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een
schriftelijk
verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de
notaris deze
niet verwijderen.
Recht op
beperking van de verwerking
Wanneer u de
verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in
afwachting
van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt
bezwaar tegen
verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd
ondanks dat
de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek
indienen.
Recht op
overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw
persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u
de
persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor
een
schriftelijk verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet
altijd
mogelijk,
aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke
beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de
Algemene
Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor
stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de
Algemene
Verordening Gegevensbescherming.
Het kan
echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke
bepalingen
zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan
één van de
genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op
de hoogte
gesteld.
Klachten over
de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u
klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons
kantoor dan
horen wij dit graag schriftelijk van u, desgewenst via ons e-mailadres:
ijmuiden@nhij.nl.
U heeft ook
het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit
Persoonsgegevens.
Hiervoor kunt u terecht op de website
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
in deze privacyverklaring
Notaris Ros
behoudt zich het recht voor wijzigingen in deze privacyverklaring
aan te
brengen.
IJmuiden,
26 januari 2023